ОНЛАЙН КАССА

Онлайн касса — это кассовый аппарат нового поколения (согласно обновленному с 01.02.2017 года 54-ФЗ), работающий в связке с налоговой. Как и ранее, онлайн касса точно так же регистрирует оплату и распечатывает чеки для клиентов. Но параллельно еще и отправляет их в электронном виде в налоговую через уполномоченного посредника — оператора фискальных данных (ОФД).

Кассы старого образца с ЭКЛЗ — аппараты прежнего поколения записывали данные по операциям на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ). Передача данных в налоговую происходила только в ходе периодических проверок ФНС со всеми сопутствующими неудобствами.

Онлайн-касса тоже хранит данные автономно. Для этого используется уже не лента, а специальный чип — фискальный накопитель. Но главная ее функция — это именно передача чеков в электронном виде в ФНС буквально «на лету».

Удаленная фискализация во всех ККТ

Постоянное подключение к интернету позволяет использовать такую кассу удаленно. В таком случае одна касса содержит фискальный накопитель и является главной. Именно она принимает и обрабатывает информацию о продажах с удаленных устройств в фоновом режиме и отправляет сведения в ФНС. Удаленными устройствами могут быть обычные мобильные гаджеты или компьютеры с тем же кассовым ПО, которое использует и главная касса.

Такой формат кассового обслуживания называется удаленной фискализацией, и он не противоречит закону.

54-ФЗ описывает такие кассы как «расположенные вне места совершения расчетов» и регулирует порядок их применения.

Отдельно сделаем акцент на разнице между понятиями, которые ввиду схожести вызывают иногда неправильную трактовку.

Онлайн-касса — это общее название для всех современных касс, использующих фискальный накопитель и передающих данные в налоговую в реальном времени. Самое общее понятие, включающее в себя и удаленные и облачные.

Стационарная касса — физическое кассовое устройство с фискальным накопителем, расположенное на территории владельца (офис, склад, магазин, салон), позволяющее подключаться извне с любого совместимого устройства для проведения кассовых операций в удаленном режиме.

Облачная касса — формат имеет некоторую схожесть со стационарной кассой, но это принципиально разные вещи. Если предельно схематично, стационарная касса — это в первую очередь устройство, а облачная — это сервис, услуга. Подробнее и с примерами этот момент мы разберем дальше.

Виды онлайн-касс

Кассы нового типа различаются по ряду признаков, которые определяют их классификацию. Но самое очевидное и ощутимое деление идет по линии функциональности. Выделяют три основные группы.

Автономные кнопочные

Самый простой и недорогой вариант. Он же и наименее функциональный.

Это компактные портативные аппараты, в которых все рабочие элементы заключены в одном корпусе. Самое важное — работа от аккумулятора.

Характерные признаки — механическая клавиатура, миниатюрный текстовый дисплей, отсутствие операционной системы.

Такая онлайн-касса способна проводить только самые простые операции практически без какой-либо автоматизации. К ней нельзя подключить внешнюю товароучетную систему, она не умеет сканировать маркировку. Любая манипуляция с номенклатурой товаров требует подключения к компьютеру и сравнительно трудоемкой настройки.

Эти ограничения сужают сферу применения таких касс. Но они все же уверенно занимают весомую нишу в выездной торговле и мелких торговых точках с небольшим потоком клиентов.

Смарт-терминалы 3в1

Радикально более функциональное и гибкое в настройках решение по сравнению с предыдущим. Важнейшая особенность — наличие операционной системы. Практически всегда это Android.

Панель управления здесь уже не кнопочная, а на основе сенсорного дисплея. Собственно, технологической основой смарт-терминала служит действительно смартфон или планшет с установленным специальным программным обеспечением. Помимо гаджета, в корпусе содержатся фискальный накопитель и чековый принтер.

Смарт-терминалы тоже часто делают полностью автономными с работой от аккумулятора. Это компактные модели на основе смартфона. Также есть стационарные и полустационарные модели — они более габаритные, на основе планшета. Могут совмещающие оба варианта питания — от аккумулятора или сети.

Функциональность смарт-терминалов несоизмеримо шире, чем у простых кнопочных моделей. Благодаря специальному ПО они способны автоматически рассчитывать сумму чека, сдачу, скидки. К ним можно подключить внешнюю товароучетную систему или целую CRM. Любые манипуляции с товарами и группами производятся на месте средствами ПО и не требуют особой квалификации оператора. Можно подключать сканер штрихкодов и другое оборудование.

Фискальные регистраторы

И третий тип, который, строго говоря, является лишь частью полноценной онлайн-кассы. Это отдельный блок, который лишен органов управления и содержит только важнейшие элементы — фискальный накопитель и чековый принтер.

Фискальный регистратор не работает самостоятельно — его нужно подключить к компьютеру с установленным торгово-учетным программным обеспечением.

Преимущество такого формата в том, что с его помощью можно устроить рабочее место кассира какой угодно функциональности просто добавляя нужное оборудование.

В минимальном варианте достаточно будет подключить даже один-единственный ноутбук.

В максимальном исполнении это может быть многофункциональная POS-система с адаптированной клавиатурой, большим сенсорным дисплеем и любым дополнительным оснащением — сканером штрих-кодов, весами, терминалами эквайринга и т. д.

Облачные кассы

Это принципиально другая категория, и здесь речь даже не об устройстве, а о целом комплексном сервисе. У нашей компании это решение Программный аппаратный комплекс "ПАР" - это "Система управления облачными кассами "КАССИКС".

Суть в том, что вы передаете всю техническую сторону кассового обслуживания на аутсорсинг. И даже не покупаете терминал. Все оборудование, включая фискальный накопитель, находится в дата-центре поставщика услуг.

Техобслуживание, ремонт, стабильная связь, стабильное электричество — это уже не ваша забота. Вам нужно лишь подключить наиболее подходящий пакет услуг, а все дальнейшее взаимодействие будет идти через личный кабинет.

Ближайшая аналогия такого подхода — концепция SaaS (software as a service). За не вполне очевидным термином стоит элегантное решение.

Все хорошо знают, что такое Microsoft Office с его Word и Excel. Это мощный программный комплекс, который нужно устанавливать локально на компьютер, и документы тоже будут храниться локально.

Очевидный пример из повседневной жизни — это такси. Вы платите только за прямую функцию — доставку из пункта А в пункт Б. Вас не заботит заправка, ремонт, техосмотр и даже ПДД. Плюс, такси можно вызвать куда угодно, тогда как с личным авто так уже не получится.

Так и с облачной кассой — вы получаете сервис полноценного кассового обслуживания, к которому можно подключиться где угодно, где есть интернет. При этом не несете рисков и издержек, связанных с уязвимостью техники.

• Реестр фискальных накопителей - совокупность сведений о каждом изготовленном экземпляре фискального накопителя, который пользователи вправе применять в контрольно-кассовой технике.
• Реестр ФН на сайте www.nalog.ru

Дистанционная фискализация - это фискализация любых типов расчетов налдичным и безналичным путем в не места расчета (в не офиса, магазина, помещения).

Облачная касса и аренда

• когда продавец не контактирует с покупателем в момент расчета, а платежи принимаются онлайн с помощью автоматического устройства;
• когда оплату принимают посредники — курьеры, водители или кондукторы на борту транспортного средства;
• для специалистов, которые оказывают услуги или производят работы на дому или на выезде.

• на сайте;
• в мобильном приложении;
• через платежную форму;
• платежным поручением в банке;
• через курьера в момент доставки заказа.

По закону не всем категориям бизнеса нужно использовать кассу. Но тем, кто такую возможность имеют, облачные кассы дают явные преимущества в плане упреждения ситуаций, грозящих штрафами.

Надежность и безопасность

Сама касса (устройство) находится в дата-центре провайдера услуг, где обеспечена охрана, бесперебойное питание, резервные каналы связи, поддерживается оптимальный климатический режим, работают специалисты техподдержки. Это уже само по себе минимизирует возможность сбоев, поломок, некорректно проведённых операций. В случае же возникновения нештатных ситуаций, специалисты техподдержки их оперативно устраняют.

Делегирование задач

За сохранность оборудования и его надлежащую работу отвечает поставщик услуг облачной кассы. Он же проводит все работы по сервисному обслуживанию, ремонту и замене оборудования.

Кроме того, техническая служба облачного сервиса вовремя выявит факт заполнения фискального накопителя и поставит вас в известность о необходимости замены.

Ровно так же провайдер услуг следит за изменениями в законодательстве, и при необходимости проведёт перепрошивку кассы, установив новое ПО, переведя кассу на новую версию формата фискальных документов (ФФД) и т. д.

Действительно, используя облачный сервис, вы делегируете ощутимую часть задач, оставляя за собой только контроль за их исполнением. Но облачная касса — это хоть и удобный и эффективный сервис, но всё же не решение всех потенциальных проблем. Так, никто вас не избавит от ошибок, связанных с самим соблюдением кассовой дисциплины и учётом, а не с работоспособностью кассы - это уже ваша зона ответственности.

Согласно п.1 статьи 7 54-ФЗ, при осуществлении контроля за соблюдением законодательства РФ о применении ККТ плановые проверки не проводятся. Но внеплановые профилактические проверки имеют место, и штрафы тоже никто не отменял.

Важно также понимать, что срок давности нарушений по ККТ составляет 1 год. Поэтому можно нарушить сейчас, а штраф получить через пол года.

Проанализируем типичные ситуации, которые грозят штрафами, и подскажем, как их избежать.

Неприменение кассы

Обширная категория, в которую входит целый список нарушений:

• отсутствие кассы;
• касса не зарегистрирована в налоговой;
• касса не подключена к интернет-магазину (в случае онлайн-торговли);
• не подключен ОФД;
• не пробит чек за проданный товар.

Определяются нарушения ч. 2 ст. 14.5 КоАП, и штрафы назначаются в соответствии с этой же статьёй.

Как видим, достаточно один раз продать товар «мимо кассы», чтобы у налоговой были основания наложить штраф по данной статье. Ответственность наступает только в том случае, если совершена хотя бы одна торговая операция без формирования чека.

Если условный онлайн-магазин только открылся, кассы ещё нет, но и продаж ещё не было, то штрафа не будет. И при первом нарушении тоже есть вероятность отделаться предупреждением, но лучше и такого не допускать.

Как избежать:

• арендовать облачную кассу в КАССИКС;
• зарегистрировать кассу в налоговой;
• подключить ОФД;
• в случае интернет-магазина — подключить магазин к кассе и настроить автоматический приём платежей (в этом случае чеки при онлайн-продажах будут формироваться автоматически);
• при проведении платежей вручную формировать чек немедленно, не откладывать;
• при самостоятельном выявлении нарушения устранить его (пробить чек на товар или сформировать чек коррекции по факту излишков в кассе) и сообщить в налоговую до того, как нарушение будет выявлено самой налоговой.

Примечание. Некоторые виды предпринимательской деятельности, согласно статье 2 закона 54-ФЗ, могут осуществлять расчеты без кассы.

Применение кассы с нарушениями

Тоже обширная категория, включает следующее:

• касса не перерегистрирована своевременно (например, после замены ФН);
• незавершённая перерегистрация (не получена карточка регистрации из ФНС);
• несоответствие ФФД кассы заявленному при регистрации (например, касса работает под ФФД 1.05, когда при регистрации указан ФФД 1.2 или наоборот);
• отсутствие обязательных реквизитов в кассовом чеке, например ФИО кассира или его должность
• любое другое нарушение правил и условий, прописанных в 54-ФЗ (они могут меняться/дополняться).

Как избежать:

• корректно заполнять заявление на перерегистрацию кассы;
• тщательно отслеживать успешное завершение перерегистрации;
• внимательно изучить актуальную редакцию 54-ФЗ и соблюдать его требования, следить за изменениями в законодательстве о кассах;
• как альтернатива или дополнение предыдущему - делегировать стороннему специалисту проверки актуальности работы кассы и реквизитного состава.

Чек не отправлен клиенту

Облачная касса подразумевает выдачу только электронных чеков, но их получение клиентам тоже нужно обеспечить. Электронные чеки отправляются на e-mail клиента, в SMS-сообщении. Некоторые категории могут ограничиться показом QR-кода на экране гаджета (при разносной торговле или дистанционным способом, в вендинге). Если это не обеспечить, тоже может последовать штраф, как за невыдачу бумажного чека на физической онлайн-кассе

Как избежать:

• в случае интернет-магазина контролировать, чтобы контактные данные покупателя были реальными, например, через отправку кода подтверждения на оставленный e-mail или другим эффективным способом;
• автоматизировать отправку электронных чеков.

Ситуация, свойственная больше для физических онлайн-касс. Связана с тем, что с ОФД не пролонгирован договор или из-за технических сбоев чек в ОФД не дошёл. В этом случае на решение ситуации есть 30 дней. Если в течение этого времени договор с ОФД так и не будет продлён или чек так и не дойдёт, фискальный накопитель будет заблокирован, и штрафа не избежать никак. Но даже если 30 дней не истекли, обнаружить и устранить проблему нужно до того, как её выявит налоговая.

Как избежать:

• арендовать облачную кассу — договор с ОФД входит в некоторые тарифные планы сервиса АТОЛ Онлайн, а стабильность связи и техническая исправность кассы под контролем технической поддержки.

Не предоставлены данные о кассе в налоговую по запросу

ФНС вправе запросить у предпринимателя данные и документы о его кассе. Это может произойти в любой момент, и такой запрос нужно незамедлительно удовлетворить. Даже если сами документы имеются, но предприниматель их не предоставил, налоговая может за это оштрафовать.

Как избежать:

• настроить автоматическое уведомление о письмах из налоговой в интернет-банке, следить за сообщениями и оперативно реагировать;
• держать кассовые документы упорядоченными с быстрым доступом.